In het kort:
– Een partij van 60 toestellen inboeken hoeft geen middag scanwerk te zijn: één net CSV-bestand en één import-klik.
– De kolommen die ertoe doen: serienummer, product(koppeling), inkoopdatum, inkoopprijs, leverancier.
– De inkoopdatum is heilig: hij stuurt je FIFO-toewijzing — een verkeerde datumnotatie is dus geen schoonheidsfoutje.
– De import controleert (dubbele nummers, blokkeerlijst, onbekende producten) en rapporteert wat hij weigerde — lees dat rapport.
Er komt een doos met 60 refurbished telefoons binnen, en je leverancier stuurde netjes een lijstje mee met alle IMEI’s. Die ga je natuurlijk niet één voor één intikken. Zo zet je zo’n partij in één keer in je exemplaar-administratie — foutloos, met de juiste datums, klaar voor FIFO.
Begin niet met een leeg Excel-vel maar met de import-template (te downloaden op onze gratis-tools-pagina, of vanuit het importscherm van de plugin). Kolomnamen exact goed hebben scheelt je het meest voorkomende import-probleem: een bestand dat technisch prima is maar nét andere koppen heeft.
| Kolom | Wat erin staat | Waarom het ertoe doet |
|---|---|---|
| Serienummer/IMEI | Het unieke nummer per exemplaar | De kern: één regel = één fysiek apparaat |
| Product (SKU/EAN) | Aan welk WooCommerce-product dit exemplaar hangt | Verkeerde koppeling = exemplaar “kwijt” onder het verkeerde product |
| Inkoopdatum | Wanneer het exemplaar binnenkwam | Stuurt FIFO: oudste datum wordt eerst verkocht |
| Inkoopprijs | Wat dít exemplaar kostte | Voorraadwaarde, marge per exemplaar, verzekeringsclaims |
| Leverancier | Waar het vandaan kwam | Garantieclaims en leveranciers-statistiek |
Over die inkoopdatum: gebruik consequent één notatie (de template geeft het formaat aan) en let op het klassieke Excel-gevaar — dat 06-09 stilletjes 6 september óf 9 juni kan betekenen. Eén verkeerd geïnterpreteerde kolom en je FIFO-volgorde staat op zijn kop. Controleer na de import één regel handmatig: staat de datum in de plugin zoals jij hem bedoelde?
Upload het bestand in het importscherm. De plugin loopt elke regel langs en controleert: bestaat het serienummer al (dubbelen worden geweigerd — een exemplaar bestaat maar één keer), staat het IMEI op de blokkeerlijst (dan komt het er niet in, mét melding), en is het product vindbaar. Het resultaat is een rapport: zoveel toegevoegd, zoveel overgeslagen, en per geweigerde regel de reden.
Dat rapport is geen formaliteit. “58 toegevoegd, 2 overgeslagen” betekent dat er twee fysieke toestellen in je doos liggen die administratief niet bestaan — of erger: twee die op je blokkeerlijst stonden en nu een gesprek met je leverancier verdienen. Pak die regels er meteen bij, niet “straks”.
De saaiste en belangrijkste stap: het aantal exemplaren in de administratie moet kloppen met het aantal in de doos. Voorraadgetal in WooCommerce = aantal beschikbare exemplaren (dat houdt de plugin zelf gelijk), dus de controle is: 60 in de doos, 60 op de teller? Klaar. Verschil? Dan is nú het moment om te zoeken — vanavond weet je nog welke doos het was.
De import is op zijn sterkst als vast onderdeel van je inkoopproces: leverancier levert partij + lijst → lijst in template → import → rapport check → tellen → doos de stelling in, mét serienummer-etiketten. Tien minuten per partij, en elk exemplaar is vanaf minuut één vindbaar, FIFO-klaar en gedekt door zijn eigen dossier.
Mijn leverancier levert een eigen Excel-formaat — moet ik alles overtypen?
Nee: kolommen kopiëren naar de template is genoeg. Let alleen op de datumnotatie en op serienummers die Excel als getal heeft “geholpen” (wetenschappelijke notatie!) — zet die kolom op tekst.
Kan ik extra gegevens per exemplaar kwijt, zoals batterijconditie?
Ja — conditiegegevens horen bij het exemplaar. Vul ze bij import of na het testen aan; dan staat je gradering waar hij hoort, niet in een los lijstje.
Wat als ik een import wil terugdraaien?
Voorkomen is beter: test eerst met een bestandje van twee regels. Daarna geldt: exemplaren die nog nergens aan toegewezen zijn, kun je gewoon verwijderen of corrigeren.